Der direkte Draht zur Stadtverwaltung Hamm

Für Vorgänge oder Anfragen, die keiner eigenhändigen Unterschrift bedürfen, ist keine qualifizierte digitale Signatur nötig. Sie können weiterhin einfach eine E-Mail an alle auf www.hamm.de oder städtischen Briefköpfen genannten E-Mail-Adressen verschicken. Auch die Nutzung von Online-Formularen ist bei einfachen formlosen Vorgängen möglich. Wir empfehlen die Verwendung dieser Online-Formulare, da die eingetragenen Daten im Gegensatz zu einfachen E-Mails verschlüsselt an die Verwaltung übertragen werden.

Die Stadt Hamm eröffnet den Zugang für die formfreie elektronische Kommunikation per E-Mail (einfache E-Mails) an die zentrale Mailadresse info@stadt.hamm.de.
Darüber hinaus finden Sie in unserem Internetangebot E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen. Auch an diese Adressen können Sie E-Mails senden. Durch den Versand von elektronischen Nachrichten an das persönliche Postfach der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters wird für diesen aktuellen Vorgang ein Zugang auch für dieses Postfach eröffnet.

Eine einfache E-Mail ist dem Grunde nach nicht sicher. Sie kann leicht von Dritten im Internet mitgelesen werden (Verlust der Vertraulichkeit) oder aber auch abgeändert werden (Verlust der Integrität). Bitte prüfen Sie beim Versand einer einfachen E-Mail, ob Sie diese Risiken in Kauf nehmen wollen. Ferner benötigen einige Verwaltungshandlungen (z.B. ein Widerspruch Ihrerseits) grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift. Die eigenhändige Unterschrift kann auch bei vielen Verfahren elektronisch erfolgen. Hierbei sind jedoch besondere Anforderungen zu erfüllen! Bitte lesen Sie hierfür die besonderen Erklärungen zu den weiteren Kontaktmöglichkeiten.

Bitte senden Sie der Stadtverwaltung keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von der Stadtverwaltung aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Darüber hinaus stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung dar; es entspricht nicht der Zustellung durch die Post mittels eingeschriebenem Brief.

Für Vorgänge, die zur Bearbeitung in Papierform eine eigenhändige Unterschrift voraussetzen, beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Schreiben wie Widersprüche und viele Anträge), müssen die Mitteilungen und Anlagedokumente bei elektronischer Übermittlung nach dem Gesetz

• entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Artikel 3 Nummer 12 der Verordnung Nummer 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über "elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG" versehen sein
• oder per De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes übersandt

Diese beiden Formen ersetzen die gesetzlich angeordnete Schriftform (=Unterschrift in der Papierform). Weitere Informationen finden Sie im Reiter „E-Mails mit Signatur“.

Eine einfache E-Mail erfüllt die Schriftform ausdrücklich nicht.

Um die Vertraulichkeit und/ oder die Integrität einer E-Mail zu gewährleisten, können Sie verschlüsselte und/ oder einfach signierte E-Mails an die Mailadresse vps@stadt.hamm.de sowie an Ihnen persönlich bekanntgegebene Mailadressen mit der Endung @stadt.hamm.de schicken.
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Verwaltung senden.

Seitens der Stadt Hamm wird das S/MIME-Verschlüsselungsverfahren unterstützt.

Für die Verschlüsselung benötigen Sie den öffentlichen Schlüssel der Stadt Hamm.

• SMIME-Schlüssel (gültig bis 04.07.2027):
  public_vps_stadt.hamm.de.crt
   
• Ausstellerzertifikat
  procilonGROUPCustomerCASMIME_chain.p7b

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert. 

Zur Prüfung der Unveränderbarkeit der Mail sowie zur Feststellung der Authentizität des Absenders können Sie Ihre E-Mail fortgeschritten signieren. Die oben beschriebenen Standards für die Verschlüsselung werden auch zur Signatur akzeptiert. Vor der Akzeptanz Ihrer Signatur setzen Sie sich zu einer einmaligen Identitätsprüfung mit einer Ihnen bekannten Mitarbeiterin oder einem Ihnen bekannten Mitarbeiter bei der Stadt Hamm in Verbindung!

Besitzen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, können Sie qualifiziert signierte Dokumente an die Mailadresse Dokumente@stadt.hamm.de senden, für die die Stadt Hamm auch den Zugang eröffnet hat. Diese Form ersetzt die gesetzlich angeordnete Schriftform, also die Unterschrift in der Papierform, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist.

Mit der De-Mail können Sie elektronische Nachrichten so einfach versenden, wie Sie es von der E-Mail gewöhnt sind. Sie richten sich bei zugelassenen Anbieterinnen und Anbietern für die De-Mail ein Konto ein. Zugelassene Anbieterinnen und Anbieter finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Wenn Sie eine De-Mail-Adresse einrichten möchten, müssen Sie sich einmalig persönlich bei solch einem Anbieter identifizieren. Dies können Sie mit dem elektronischen Identitätsnachweis im neuen Personalausweis oder im elektronischen Aufenthaltstitel erledigen.

De-Mails werden verschlüsselt versandt. Sie sind daher für Mitteilungen geeignet, die schützenswerte Informationen beinhalten. Somit können De-Mails vertraulich, sicher und nachweisbar über das Internet versendet und empfangen werden. Hierfür reicht eine einfache De-Mail ohne Absenderbestätigung und Anmeldung mit einfachem Authentisierungsniveau. Zusätzlich gibt es Sende- und Empfangsbestätigungen, so dass Sie zum Beispiel auch Einschreiben elektronisch versenden können. Mit einer De-Mail können Sie bei Beachtung bestimmter Voraussetzungen teilweise auch die eigenhändige Unterschrift elektronisch ersetzen.

Die Stadt Hamm hat für diesen vertraulichen Mailversand den Zugang für die De-Mail-Adresse Stadt@hamm.de-mail.de eröffnet.

Eine De-Mail mit Absenderbestätigung im Sinne des § 5 Absatz 5 des De-Mail-Gesetzes ersetzt nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW, nach § 36a des Ersten Buches Sozialgesetzbuch sowie nach § 87a der Abgabenordnung ebenfalls die Schriftform. Sie können daher auch über De-Mail mit Absenderbestätigung rechtsverbindlich mit der Stadt Hamm elektronisch kommunizieren. Diese Form ersetzt die gesetzlich angeordnete Schriftform, also die Unterschrift in der Papierform, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist. Für eine absenderbestätigte De-Mail müssen Sie sich an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. Um die Anmeldung mit hohem Authentisierungsniveau der Empfängerin oder des Empfängers der Nachricht kenntlich zu machen, bestätigt Ihr De-Mail-Diensteanbieter dies. Hierzu versieht er im Auftrag der Senderin oder des Senders die Nachricht mit einer dauerhaft überprüfbaren qualifizierten elektronischen Signatur. Wenn Sie Ihrer De-Mail Dateien anhängen, bezieht sich die qualifizierte elektronische Signatur auch auf diese. Bitte beachten Sie, dass Sie für die absenderbestätigte De-Mail keine pseudonyme De-Mail-Adresse verwenden können. Informationen zu technischen und rechtlichen Hintergründen sowie eine Übersicht häufig gestellter Fragen (FAQ) erhalten Sie bei dem Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.

Das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo) dient vorrangig zur elektronischen Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden. Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind die Kommunen verpflichtet, ab dem 01.01.2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes elektronisches Behördenpostfach einzurichten. Mit dem Inkrafttreten von § 55d VwGO am 01.01.2022 wird für sogenannte „professionelle Einreicher“, namentlich Rechtsanwälte und Behörden, die Verpflichtung begründet, vorbereitende Schriftsätze und deren Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument an die Gerichte zu übermitteln. Annähernd wortgleiche Vorschriften treten ab dem 01.01.2022 auch in anderen Prozess- und Gerichtsordnungen in Kraft (u.a. § 130d ZPO, § 14b FamFG, § 46 ArbGG, § 65d SGG und § 52d FGO).

Teilnehmer am elektronischen Rechtsverkehr (beA, beN, usw.) können das beBPo auch für die Kommunikation mit der Stadt Hamm verwenden. Hierbei ist allerdings zu beachten, dass auch hier für Vorgänge, die die gesetzliche Schriftform voraussetzen, beziehungsweise Rechtsfristen in Gang setzen (beispielsweise Widersprüche und viele Anträge), die Mitteilungen und Anlagedokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein müssen.

Für die Stadt Hamm wurden mehrere beBPo´s eingerichtet, wobei einige direkt einzelnen Ämtern zugeordnet sind. Die Korrespondenz mit den übrigen Dienststellen erfolgt über das allgemeine Haupt-beBPo-Postfach "Stadt Hamm". Die Postfachadressen finden Sie im speziellen beBPo Adressverzeichnis unter den folgenden Namen:

Haupt-beBPo-Postfach:

Stadt Hamm

Unter-beBPo-Postfächer:

Stadt Hamm_Rechtsamt

Stadt Hamm_Jugendamt

Stadt Hamm_Stadtkasse

Bitte beachten Sie, dass eine Kommunikation zwischen den besonderen elektronischen Behördenpostfächern und regulären E-Mail-Adressen sowie De-Mail-Adressen nicht möglich ist. Für die Kommunikation mit De-Mail benutzen Sie bitte die De-Mail-Adresse.

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

• Portable Document Format (.pdf)
• Textdateien (.txt)
• Bilder (.bmp, .jpg und .png)
• Text (.docx und .odt)
• Tabellen (.xlsx und .ods)
• Präsentationen (.pptx und .odp)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadt Hamm zulässig. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. Die Dateien können zur Verringerung der Dateigröße gepackt werden. Komprimierte Dateien nimmt die Stadt Hamm nur als nicht selbstentpackende ZIP-Archive (.zip) entgegen.

Die Gesamtgröße der Anhänge darf 26 MB nicht überschreiten. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt. Übersandte Vorgänge, die diesen Vorgaben nicht entsprechen, können nicht bearbeitet werden. Sollten Dokumente fehlen oder nicht lesbar sein, erfolgt eine entsprechende Rückmeldung der Stadtverwaltung.

E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails) werden gefiltert. Wenn Ihre E-Mails Viren enthalten, werden diese E-Mails komplett von den von der Stadt eingesetzten Virenschutzprogrammen gelöscht. Da die Stadt leider nicht unterscheiden kann, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war, oder Sie sich einen ärgerlichen Virus eingefangen haben und es wohlmöglich selbst nicht wissen, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit Mailadressen der Endung @stadt.hamm.de, für die eingerichteten besonderen Behördenpostfächer (beBPo) der Stadt Hamm sowie für die DE-Mail-Adresse Stadt@hamm.de-mail.de. Dies trifft nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden zu. Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch einen Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Für die formfreie nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadt Hamm steht Ihnen ''Sag`s Hamm'' zur Verfügung.

Im Gegensatz zur einfachen E-Mail werden bei der Nutzung des Kontaktformulars die eingegebenen Daten verschlüsselt an die Stadt übergeben.