Grundlage der Erfüllung des Bildungsauftrages, insbesondere der individuellen und stärkenorientierten ganzheitlichen Förderung eines jeden Kindes, ist eine regelmäßige, alltagsintegrierte Beobachtung.  

Die Wahrnehmungen und Beobachtungen zu jedem Kind werden in einer Bildungsdokumentation festgehalten. Diese Dokumentation ist auch Bestandteil von Entwicklungsgesprächen mit Eltern. Die Bildungsdokumentation über die Betreuungszeit des Kindes in der Kindertagespflege wird den Eltern in der Regel beim Übergang in die Kindertageseinrichtung ausgehändigt.

Zur Entwicklungsdokumentation steht allen Kindertageseinrichtungen und Kindertagespflegepersonen in der Stadt Hamm der Leitfaden „Altersbezogene Merkmale“ zur Verfügung. Dieser Leitfaden ist ein Instrument für die pädagogischen Fachkräfte und Tagespflegepersonen, um für sich und die Eltern die individuelle Entwicklung eines jeden betreuten Kindes anhand von altersbezogenen Merkmalen nach einheitlichen Kriterien beschreiben und dokumentieren zu können. Diese Entwicklungsdokumentation ist auch Gegenstand von Entwicklungsgesprächen mit Eltern.

Grundsätzlich setzt sowohl die Bildungs- als auch Entwicklungsdokumentation eine schriftliche Zustimmung der Eltern voraus.